Gérer vos encaissements

Encaisser des espèces et des chèques

C’est la solution la plus simple pour se faire règler une marchandise, un service ou une prestation mais la formule comporte des risques et demande du temps...

Points clés

• Les espèces et les chèques collectés doivent être déposés sur un compte courant. Idéalement, pensez à ouvrir un compte professionnel.
• Au-delà de 30 chèques par remise, pensez à un Éditeur Lecteur de Chèque qui permet de télétransmettre des images chèques à votre banque et de vérifier les chèques via le Fichier National Des Chèques Irréguliers.

Points de vigilance

• La vérification manuelle de la caisse chaque soir peut être source d’erreurs, de temps perdu et de frais. La gestion des espèces et chèques nécessite l’achat d’une caisse enregistreuse avec tiroir sécurisé et la gestion quotidienne d’un fond de caisse.
• L’encaissement de chèques et d’espèces nécessite votre vigilance : risque de faux billets, de chèques sans provision ou volés, risque de vol dans la caisse ou lors du transport des fonds, convoitise des salariés...
• Estimez le temps passé à gérer des espèces ou à remettre des chèques comme un coût pour l’entreprise.

Gérer les virements et prélèvements

Il est très pratique de faire régler ses clients à distance par virement. C’est une pratique courante pour le particulier et facile à suivre. Si la transaction est récurrente, vous pouvez aussi opter le prélèvement.
L’un comme l’autre sont très sécurisés et harmonisés au niveau européen, depuis la mise en place de la norme SEPA dans 34 pays européens.

Points clés

• La procédure de virement a été harmonisée au niveau européen en 2014. Désormais pour recevoir un virement, vous devez transmettre à votre client votre code IBAN et votre BIC, qui figurent tous deux sur votre Relevé d’Identité Bancaire (RIB). Le virement s’effectue de façon quasi instantanée. L’argent est transféré sur votre compte sans délai. Un virement international peut être effectué par internet dans tous les pays de l’Union Européenne. Il peut être effectué en euros ou en devises.
• Un prélèvement peut aussi être mis en place pour les opérations récurrentes ou périodiques. Il est effectué automatiquement à la date convenue et assure une bonne façon d'être payé à date. Pour mettre en place un prélèvement sur le compte d’un de vos clients, vous devez lui faire signer un mandat de prélèvement SEPA. Ce document formalise votre accord et autorise votre banque à débiter le montant de vos prélèvements sur le compte de votre client. Chaque prélèvement est identifié par une RUM (Référence Unique de Mandat) qui vous permet très facilement d’identifier la transaction.

Points de vigilance

• Un accord pour prélèvement régulier est valable jusqu’à révocation de la part de votre client ou si aucun prélèvement du bénéficiaire n’est effectué pendant 36 mois.

Accepter les paiements par carte

Depuis plus de 10 ans déjà, le nombre de paiements par cartes bancaires a largement dépassé celui des paiements par chèques. Ne pas accepter les cartes bancaires, c’est risquer de perdre des ventes. Le succès grandissant du paiement sans contact démontre l’importance de vous équiper si ce n’est pas encore fait.

Points clés

• L’encaissement d’un paiement par carte bancaire se fait à l’aide d’un Terminal de Paiement Electronique (TPE).
• Il suffit de posséder un numéro SIRET pour pouvoir vous équiper d’un Terminal de Paiement Electronique (TPE) et ainsi accepter les paiements par carte.
• Pour choisir un TPE adapté à votre activité, il vous faudra évaluer certains paramètres : volume et nombre de transaction, panier moyen, facilités de paiement souhaités (paiement en plusieurs fois, débits différés, paiement sans contact...), réseaux de cartes acceptées (pensez à la clientèle touristique !), lieu du paiement (TPE mobile ou fixe)...
• Si votre activité est mobile, vous pouvez vous équiper d’un TPE interfacé avec une application smartphone. Vous pourrez ainsi accepter les paiements par carte bancaire partout où votre téléphone pourra se connecter à internet (wifi, 3G, 4G).
• Si vous pratiquez la vente sur internet, un TPE virtuel vous permettra d’encaisser les paiements par carte sur internet.

Points de vigilance

• Les TPE loués peuvent être assortis d’une maintenance sur site, vous avez ainsi l’assurance d’être opérationnel en permanence.
• Une commission est prélevée sur chaque transaction.
• Des options et contrats s’adressent spécifiquement à certaines professions comme les restaurateurs, les hôteliers, les activités saisonnières, les professionnels de santé, la vente à distance...

Recouvrer les créances

Un retard de paiement peut affecter gravement votre trésorerie. Pour preuve, 25% des défaillances d’entreprises sont dues à des retards ou des défauts de paiements⁽¹⁾. C’est pourquoi il est essentiel de savoir reconnaître à temps un impayé et de prendre les mesures qui s’imposent.

Points clés

• Les retards de paiement doivent être traités car 9 entreprises débitrices sur 10 et 8 particuliers débiteurs sur 10 sont en réalité solvables⁽¹⁾.
• Le recouvrement amiable est privilégié dans 90% des cas au détriment du recouvrement judiciaire coûteux et long⁽¹⁾.
• La transmission rapide des créances impayées à un professionnel du recouvrement favorise leur paiement final.
• La prévention est le meilleur moyen d’éviter les impayés par une bonne connaissance de vos clients et le recours éventuel à des sociétés de renseignements commerciaux.

Points de vigilance

• Rédigez soigneusement vos conditions générales de vente car elles sont le socle de toute relation contractuelle en B to B. Selon les dispositions des articles L.441-3 et L.441-6 du Code de commerce, plusieurs mentions doivent obligatoirement y figurer, comme sur les factures que vous émettez : le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement et le montant de l'indemnité forfaitaire (40 € par facture) pour frais de recouvrement.
• En cas d’impayé et s’il a un impact sur votre trésorerie, contactez votre {{perso.dico.conseiller}} pour étudier les solutions possibles.